Vantaan Aviapoliksessa sijaitsevassa Gate8 Business Parkissa on yhteensä 13 monipuolista neuvottelutilaa, ja aulojen sekä hissien kautta kulkee päivittäin useita eri kiinteistöjen käyttäjiä. Aiemmin tiloissa on ollut vaihteleva AV-laitekanta. AVconcept on yhtenäistänyt neuvottelutilojen ratkaisuja, toteuttanut rakennuksiin 24 infonäytön järjestelmän ja ottanut vastuulleen koko AV-laitekannan ylläpidon.
Gate8 ja AVconceptin yhteistyö alkoi vuonna 2015 yksittäisten laitekokonaisuuksien toimituksilla. Helmikuussa 2024 yhteistyö laajeni kaikki kahdeksan rakennusta kattavaksi kokonaisuudeksi, johon kuuluvat neuvottelutilojen AV-laitteiden toimitukset ja ylläpito. Toukokuussa 2025 yhteistyö laajeni edelleen kiinteistöjen info-TV-järjestelmän toimitukseen ja ylläpitoon.
Neuvottelutilojen ja laitekannan päivitysten yhteydessä AV-laitteita on yhtenäistetty, jotta tilojen käyttö olisi mahdollisimman sujuvaa ja käyttökokemus yhdenmukainen eri tiloissa. Laajempi laitehankinta loi perustan yhtenäiselle AV-ympäristölle, jota voidaan kehittää suunnitelmallisesti myös tulevaisuudessa.
Laitteiden käyttövalmiutta tukee huoltosopimus, jonka puitteissa mahdolliset viat voidaan selvittää ja korjata nopeasti. Ylläpitoon kuuluu myös laitteiden elinkaaren suunnittelu, joka auttaa ennakoimaan tulevia uusimistarpeita.
Yhtenäiset AV-ratkaisut helpottavat Gate8:n neuvottelutilojen käyttöä
Gate8:ssa on 13 pientä, keskisuurta ja suurta neuvottelutilaa. Niiden AV-ratkaisuihin kuuluvat yrityskäyttöön tarkoitetut esitysnäytöt sekä langallinen ja langaton kuvansiirto. Tiloissa voidaan esittää sisältöä paikallisesti ja järjestää verkkokokouksia esimerkiksi Microsoft Teamsin kautta. Suuremmissa neuvotteluhuoneissa on tehokkaampi äänentoisto ja lisäksi mikrofonilla toteutettu äänenvahvistus.
Ratkaisujen vakioinnissa keskeistä on käyttäjän kokonaisvaltainen käyttökokemus. Kun järjestelmien toimintatapa on mahdollisimman samanlainen eri huoneissa, kokouksen aloittaminen ei edellytä joka kerta uuteen laitteistoon tutustumista. Samalla myös tilojen käytöstä vastaavien on helpompi neuvoa käyttäjiä.
Laitteiden vakioinnin ja käytön helpottumisen myötä tukipyyntöjen määrä on vähentynyt. Gate8:lle tärkeimpiä hyötyjä ovat olleet parempi käytettävyys, luotettavampi tekniikka ja häiriöiden väheneminen.
InfoTV-järjestelmä välittää ajankohtaiset tiedot auloihin ja hisseihin
AVconcept toteutti Gate8:n kahdeksaan sisääntuloaulaan pystymalliset infonäytöt. Lisäksi 16 hissiin asennettiin pienemmät näytöt. Kokonaisuuteen kuului siten yhteensä 24 näyttöä, jotka suunniteltiin ympärivuorokautiseen käyttöön.
Aulojen näytöillä kerrotaan muun muassa kiinteistöissä toimivista yrityksistä, HSL aikatauluista, ruokalistoista ja ajankohtaisista tiedotteista. Järjestelmässä voidaan esittää myös mainoksia. Hisseissä samoja tietoja näytetään tiiviimmässä muodossa, jotta tieto on helposti nähtävissä myös hissimatkan aikana.
Näyttöjen sisältöjä hallitaan infoTV-järjestelmän käyttöliittymässä. Sen avulla tiedot voidaan jakaa eri näytöille ja päivittää kiinteistöjen tarpeiden mukaan. Kahdeksan rakennuksen ympäristössä sama järjestelmä palvelee tehokkaasti sekä päivittäistä opastusta että ajankohtaista viestintää.
Kokonaisvaltainen infoTV-toteutus kattoi myös ohjelmistot ja käyttöönoton
InfoTV-projektissa AVconceptin tehtävät ulottuivat tarvekartoituksesta suunnitteluun, laitetoimituksiin, asennukseen, ohjelmistoihin, integraatioihin, käyttöönottoon ja käyttäjäopastukseen. Myös järjestelmän ylläpito kuuluu palveluun.
Ennen asennusta kartoitettiin yhdessä hissiyhtiön kanssa miten verkkoyhteydet ja sähkönsyöttö saadaan hissinäyttöjen käyttöön. Näin eri rakennusten näyttöratkaisut voitiin liittää osaksi samaa järjestelmää.
AV-ylläpitosopimus tuo nopean tuen ja ennakoivat huollot
Gate8:n kaikkia AV-laitteita koskeva ylläpitosopimus kattaa tukipuhelinnumeron, huoltokäynnit nopealla vasteajalla, takuuhuoltojen koordinoinnin sekä vuosihuollot. Kun järjestelmässä ilmenee häiriö, apua on saatavilla ilman, että kiinteistön oma henkilöstö joutuu ratkaisemaan teknistä ongelmaa yksin.
Vuosihuollossa käydään läpi kaikki tilat ja tarkistetaan laitteiden toiminta. Sopimukseen sisältyvät myös vikojen selvittäminen, ohjelmistopäivitykset, ennakoiva huolto ja laitteiden elinkaaren suunnittelu. Gate8:n Business Park Manager osallistuu hankintoihin, ja aulapalvelu on yhteydessä tukeen silloin, kun käytännön tilanteet sitä edellyttävät.
Ylläpitopalvelu tukee myös laitekannan jatkuvaa kehittämistä. Kehityksessä huomioidaan kuinka pitkään nykyisten laitteiden käyttöä voidaan jatkaa laadukkaasti. Näin tulevia hankintoja voidaan suunnitella käytössä olevan tekniikan elinkaari huomioiden.
Yhteistyön kehitys kuvaa samalla kokonaisvaltaista muutosta yksittäisistä laitehankinnoista jatkuvaan palveluun. Gate8:n nykyisessä toimintamallissa myös tulevien uudistusten ajoitusta voidaan arvioida osana ylläpitoa, sillä sopimus kattaa koko AV-laitekannan elinkaaren suunnittelun.
