Google Meet -laitteisto mitoitetaan tilan koon, osallistujamäärän ja käyttötavan perusteella. Pienen kokoushuoneen tarpeet poikkeavat suuremman neuvottelutilan vaatimuksista esimerkiksi kameran kuvausalueen, mikrofonien kattavuuden ja näyttöjen koon osalta.

Myös kalustus ja osallistujien sijoittuminen vaikuttavat siihen, millainen kokonaisuus toimii käytännössä. Ratkaisun lähtökohtana on aina todellinen käyttötilanne, ei yksittäinen laite.

Google Meet -kokoustilan laitteisto muodostetaan huonetyypin ja käyttötarpeen mukaan. Ratkaisu voi perustua kompaktiin videobar-kokonaisuuteen tai suuremmissa tiloissa modulaariseen järjestelmään, jossa kamera-, ääni- ja näyttöratkaisut mitoitetaan erikseen.

Laitteiston valinnassa huomioimme kokonaisuuden yhteensopivuuden, käyttökokemuksen, hallittavuuden ja sen, miten ratkaisu soveltuu organisaatiosi nykyiseen tekniseen ympäristöön.

Kameran pitää tarjota etäosallistujille tarkoituksenmukainen näkymä tilaan ja siellä oleviin osallistujiin. Kameran kuvausalue, sijoittelu ja ominaisuudet valitaan tilan koon, muodon ja kalustuksen mukaan.

Mikrofonien ja äänentoiston tehtävänä on varmistaa selkeä keskustelu molempiin suuntiin. Näyttöjen koko, määrä ja sijoittelu puolestaan määritellään niin, että sekä esitysmateriaali että etäosallistujat näkyvät tarkoituksenmukaisesti eri puolilta tilaa.

Google Meet -kokoustilan keskeisten toimintojen pitää olla käyttäjälle selkeitä. Kokoukseen liittymisen, osallistujien hallinnan ja muiden päivittäisten toimintojen tulee onnistua ilman, että käyttäjän tarvitsee tuntea järjestelmän teknistä rakennetta.

Jos tilaan liittyy muuta AV-tekniikkaa, myös sen ohjaus suunnitellaan osaksi mahdollisimman johdonmukaista käyttökokemusta.

Google Meet -kokoustila toimii osana organisaatiosi Google Workspace -ympäristöä. Siksi fyysistä kokoustilaa ja sen AV-tekniikkaa ei kannata tarkastella erillään käyttäjistä, kalentereista, kokousympäristöstä ja organisaation muista teknisistä käytännöistä.

Kun Google Meet -tiloja on useita, myös niiden yhtenäinen hallinta ja käyttötavat muodostuvat tärkeäksi osaksi kokonaisuutta.

Google Meet -laitteisto toimii osana organisaation verkkoympäristöä, joten verkkoyhteydet, käyttöoikeudet ja tietoturvavaatimukset huomioidaan jo suunnitteluvaiheessa.

AV:n ja IT:n rajapinnat kannattaa määritellä ennen käyttöönottoa, jotta kokoustilan laitteisto ja organisaation tekninen ympäristö muodostavat hallitun kokonaisuuden.

Useiden Google Meet -kokoustilojen ympäristössä laitteiden hallittavuus korostuu. Laitteiston toimintaa, päivityksiä ja muutoksia pitää pystyä hallitsemaan järjestelmällisesti myös käyttöönoton jälkeen.

Yhtenäinen laitekanta ja dokumentoitu ympäristö helpottavat hallintaa sekä vähentävät tilanteita, joissa jokainen kokoustila muodostaa oman erillisen teknisen kokonaisuutensa.

Google Meet -ympäristö, laitteet ja organisaation omat käyttötarpeet muuttuvat järjestelmän elinkaaren aikana. Siksi ratkaisussa huomioidaan alusta lähtien ylläpidettävyys, päivitettävyys ja tulevat uusimistarpeet.

Suunnitelmallinen elinkaaren hallinta auttaa pitämään kokoustilat toimintakykyisinä ja helpottaa ympäristön kehittämistä sekä uusien tilojen liittämistä kokonaisuuteen.