Kun yrityksille tarjotaan toimitiloja useilla kampuksilla, kokoustekniikan on toimittava luotettavasti eri ympäristöissä. Technopolis on kehittänyt AVconceptin kanssa AV-ratkaisujaan noin kahdeksan vuoden ajan Suomessa ja ulkomailla. Yhteistyössä yhdistyvät yhtenäiset käytännöt, keskitetty asiointi ja ennakoiva laitteiden elinkaaren hallinta.
Espoon Otaniemen kampuksella, Aalto-yliopiston ja VTT:n läheisyydessä, toimii yli 200 yritystä. Eri kampuksilla kohtaavat sekä Technopoliksen oma henkilöstö että tiloja käyttävät yritykset. Yksittäisen kokoushuoneen ratkaisu on samalla osa koko kampuksen palvelua. Kun tiloja ja käyttäjiä on paljon, myös AV-tekniikan tarpeet vaihtelevat: kokoustiloissa korostuvat helppokäyttöisyys, yleisissä tiloissa tiedon jakaminen ja ylläpidossa koko järjestelmäkannan hallittavuus.
Yksi yhteistyön ensimmäisistä pääkaupunkiseudun kohteista oli Technopoliksen Vantaan H-talo.
”Etsimme Technopolikselle valtakunnallista AV-kumppania, jotta pystyisimme yhtenäistämään käytäntöjä Suomessa ja myös ulkomaan yksiköissämme. AVconcept valikoitui siinä meille hyväksi uudeksi luottokumppaniksi”, Technopoliksen Service Manager Jori Rytkönen kertoo.
Yhtenäinen toimintamalli helpottaa useiden kampusten hallintaa
Aiemmin Technopolis käytti eri kaupungeissa myös paikallisia AV-toimittajia. Ratkaisujen ja toimintatapojen yhtenäistäminen ei tarkoita, että kaikissa tiloissa olisi sama laitteisto, vaan että hankinnat, vastuut ja ylläpitokäytännöt muodostavat hallittavan kokonaisuuden. Rytkösen mukaan toimittajien vastuita on myös jaettu kiinteistöittäin: tarkoituksena ei ole rakentaa vaikeasti hallittavaa ”tilkkutäkkiä”.
AVconceptin toteutukset painottuvat kokous- ja seminaaritilojen AV-tekniikkaan, yleisten tilojen digitaalisiin info- ja opastenäyttöihin sekä tilavarausnäyttöihin. Lisäksi tarpeen mukaan on toteutettu esimerkiksi yksittäisten auditorioiden AV-ratkaisuja. Samoja hyväksi todettuja toimintaperiaatteita voidaan soveltaa eri kampuksilla, vaikka tilat ja niiden käyttötarkoitukset poikkeavat toisistaan. Tämä vähentää tarvetta rakentaa jokaiseen kohteeseen kokonaan omaa teknistä ja toiminnallista mallia.
”Keskittäminen on tuonut meille paljon synergiaa. Ylläpidon ja hallinnoinnin kannalta se helpottaa meidän työtämme aika paljon, ja pystymme hoitamaan tilauksia ja huoltoja keskitetysti.”
Etäyhteydet nopeuttavat ongelmatilanteiden ratkaisemista
Kun AV-järjestelmiä on useissa kiinteistöissä, ongelmien selvittäminen paikan päällä voi viedä aikaa. Technopolis pystyy seuraamaan verkkoon liitettyjen laitteiden toimintaa, ja AVconcept voi tarvittaessa ottaa etäyhteyden esimerkiksi neuvottelutilojen järjestelmiin, infonäyttöihin ja tilavarausnäyttöihin. Näin häiriön syytä voidaan selvittää ja joissakin tapauksissa myös korjata ilman, että teknikon on ensin matkustettava kohteeseen.
”AVconceptin kanssa yhteistyössä tärkeiksi ovat nousseet nopeat vasteajat, nopea reagointi ja selkeä tapa esittää ratkaisut. Vaikka emme itse tuntisi tekniikan kaikkia yksityiskohtia, AVconcept osaa avata kokonaisuuden ymmärrettävästi ja tuoda selkeästi esiin, mitä ratkaisulla saavutetaan.”
Käytännön hyöty on nopeampi reagointi ja vähemmän turhia käyntejä. Etäyhteys ei korvaa kaikkea huoltotyötä, mutta antaa asiantuntijalle mahdollisuuden arvioida tilanteen nopeasti ja päättää, mitä seuraavaksi tarvitaan. Rytkösen mukaan kumppanin toimintatavan merkitys ulottuu vikatilanteista myös uusien ratkaisujen suunnitteluun.
Helppokäyttöisyys ja toimintavarmuus korostuvat kokoustiloissa
Technopoliksen kokous- ja seminaaritiloissa käyttäjä voi kohdata tekniikan ensimmäistä kertaa. Kokouksen pitäisi silti alkaa sujuvasti ilman erillistä perehtymistä. Siksi laitteiden määrä tai tekninen näyttävyys ei yksin ratkaise onnistumista: ratkaisevaa on, että tilan käyttäjä saa kuvan, äänen ja esityksen toimimaan vaivattomasti. AV-järjestelmän toiminta on samalla osa Technopoliksen omille asiakkailleen tarjoamaa palvelukokemusta.
”AV-ratkaisujen toimintavarmuus on meille hyvin kriittinen asia. Varsinkin kokoustiloissa asiakkaamme saattavat käyttää laitteita ensimmäistä kertaa, joten helppokäyttöisyys ja toimintavarmuus ovat todella tärkeitä kriteerejä koko palvelulle ja laitteistoille”, Rytkönen sanoo.
Elinkaariajattelu tuo jatkuvuutta AV-ympäristön kehittämiseen
Kahdeksan vuoden yhteistyö on pitkä aika AV-laitteiden näkökulmasta. Osa yhteistyön alkuvaiheessa toimitetuista laitteista on jo tullut tai tulossa uusimisikään. Kumppanuuden arvo näkyy siksi myös siinä, ettei jokainen päivitys ala tyhjältä pöydältä: olemassa olevat järjestelmät, kiinteistöt ja niiden tarpeet tunnetaan jo ennestään.
Uudistuksia voidaan suunnitella ennakoivasti osana tilojen muuta kehittämistä. Tavoitteena on pitää tilat käyttökelpoisina myös teknologian vaihtuessa – ei hankkia uusia laitteita vain uutuuden vuoksi.
”Pitkäaikaisen yhteistyön suurin hyöty tulee juuri laitteiden elinkaaresta. Pystymme yhdessä seuraamaan, missä vaiheessa mitäkin pitää uusia ja mihin kiinteistöön”, Rytkönen sanoo.
Technopolis modernisoi säännöllisesti sekä kokoustilojaan että yleisiä tilojaan. Siksi yhteistyössä katsotaan myös eteenpäin: millaisia uusia mahdollisuuksia AV-tekniikka tarjoaa ja mitkä niistä voisivat aidosti parantaa Technopoliksen palvelua? Teknologian kehityksen seuraaminen liittyy näin suoraan asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin. Rytkösen kuvaama yhteistyö ei siis pääty asennukseen, vaan jatkuu ratkaisujen käytön ja seuraavien uudistusten suunnitteluna.
”Olemme kiinnostuneita kuulemaan, mitä uutta AV-tekniikan markkinoille tulee ja millä Technopolis voisi puolestaan yllättää omia asiakkaitaan”, Rytkönen kertoo.
