Toteutamme kokous- ja työtilojen varausjärjestelmät osaksi organisaatiosi nykyistä toimintaympäristöä. Kokonaisuuteen voivat kuulua huonevarausjärjestelmä, tilapaneelit, varaustilanteen reaaliaikainen näkyvyys, Microsoft 365 -integraatiot, käyttöoikeudet ja keskitetty hallinta.
Käyttödatan avulla voit lisäksi seurata tilojen käyttöastetta ja kehittää tilankäyttöä todellisen tarpeen perusteella.
Milloin kokoustilan varausjärjestelmä on ajankohtainen?
Kokous- ja työtilojen käyttöä halutaan tehostaa
Kun organisaatiossasi on useita kokous- ja työtiloja, niiden käyttöä on vaikea kehittää ilman selkeää kokonaiskuvaa varauksista ja todellisesta käyttöasteesta.
Huonevarausjärjestelmä helpottaa sopivan tilan löytämistä ja varaamista sekä tuottaa tietoa siitä, miten tiloja käytetään. Käyttödatan avulla tilakantaa voidaan kehittää todellisen tarpeen perusteella.
Varaustilanne halutaan näkyväksi tilapaneeleilla
Kokoustilan ulkopuolelle sijoitettu tilapaneeli tai varauspaneeli tekee tilan varaustilanteen näkyväksi jo ennen huoneeseen astumista.
Reaaliaikainen tieto auttaa käyttäjiä hahmottamaan nopeasti, onko tila varattu vai vapaa ja miten tilan varaukset sijoittuvat päivän aikana.
Nykyinen kokoustilan varausjärjestelmä uudistetaan
Varausjärjestelmän uudistus on ajankohtainen, kun nykyinen ratkaisu ei enää vastaa tilojen määrää, käyttötapoja tai organisaatiosi teknistä ympäristöä.
Kartoitamme nykyisen ympäristön ja määrittelemme, miten varaukset, tilapaneelit, kalenteri-integraatiot, käyttöoikeudet ja hallinta kannattaa toteuttaa uudessa kokonaisuudessa.
Kokoustilojen varaaminen on hankalaa tai epäselvää
Jos vapaan kokoustilan löytäminen vie aikaa, varaustilanne ei ole käyttäjälle selkeä tai eri tiloja varataan erilaisilla tavoilla, varausprosessi alkaa kuormittaa päivittäistä työskentelyä.
Yhtenäinen kokoustilan varausjärjestelmä tekee tilojen löytämisestä ja varaamisesta johdonmukaisempaa ja vähentää epäselvyyttä eri tilojen välillä.
Useiden kokoustilojen varausten hallintaa halutaan yhtenäistää
Kun kokoustiloja on paljon tai niitä sijaitsee useissa toimipisteissä, erilaiset varauskäytännöt ja järjestelmät vaikeuttavat kokonaisuuden hallintaa.
Yhtenäisellä huonevarausjärjestelmällä, tilapaneeleilla ja yhteisillä hallintaperiaatteilla voidaan rakentaa käyttäjälle samanlainen toimintamalli eri tiloihin.
Mistä toimiva kokoustilan varausjärjestelmä muodostuu?
Toimiva varaus- ja tilanhallintaratkaisu yhdistää huonevaraukset, tilapaneelit, kalenterit, reaaliaikaisen varaustiedon ja hallinnan yhdeksi kokonaisuudeksi.
Ratkaisu suunnitellaan organisaatiosi tilojen, käyttötapojen ja teknisen ympäristön mukaan niin, että tilojen varaaminen on käyttäjälle selkeää ja kokonaisuutta voidaan hallita järjestelmällisesti.
Huonevarausjärjestelmä kokoaa varattavat tilat käyttäjän löydettäväksi ja helpottaa sopivan tilan valintaa.
Ratkaisussa huomioidaan esimerkiksi tilojen määrä, erilaiset tilatyypit ja se, miten varausjärjestelmä liittyy organisaatiosi nykyisiin kalenteri- ja työskentely-ympäristöihin.
Tilapaneeli eli kokoustilan ovenpielessä sijaitseva varauspaneeli tuo tilan varaustiedon näkyväksi siellä, missä sitä tarvitaan.
Tilapaneelit suunnitellaan osaksi samaa huonevarausjärjestelmää, jotta tilan ulkopuolella näkyvä tieto ja varausympäristön tiedot muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden.
Varaustiedon pitää pysyä ajan tasalla eri käyttöliittymissä. Kun kalenteri, huonevarausjärjestelmä ja tilapaneelit toimivat yhdessä, käyttäjä näkee tilan varaustilanteen mahdollisimman selkeästi.
Reaaliaikainen näkyvyys vähentää epäselvyyttä ja helpottaa vapaiden tilojen löytämistä työpäivän aikana.
Kokoustilan varausjärjestelmä voidaan sovittaa organisaatiosi Microsoft 365 -ympäristöön niin, että tilojen varaaminen liittyy luontevasti käytössä olevaan kalenteriympäristöön.
Integraatioiden määrittelyssä huomioimme tilaresurssit, käyttäjät, varauskäytännöt ja sen, miten varaustieto välittyy järjestelmän eri osiin.
Varausjärjestelmän tuottama data auttaa muodostamaan kokonaiskuvan siitä, miten eri tiloja käytetään.
Käyttöastetta voidaan hyödyntää tilankäytön kehittämisessä ja arvioitaessa, vastaavatko nykyiset kokous- ja työtilat organisaation todellisia tarpeita.
Kun tiloja on useita, niiden hallinta kannattaa keskittää yhden johdonmukaisen ympäristön alle.
Keskitetty hallinta helpottaa tilojen, laitteiden, asetusten ja muutosten hallintaa sekä auttaa pitämään eri tilojen toimintamallit yhtenäisinä.
Varausjärjestelmässä huomioidaan, ketkä voivat käyttää ja hallita eri tiloja sekä miten järjestelmän ylläpitovastuut organisaatiossa jakautuvat.
Selkeästi määritelty hallintamalli helpottaa ympäristön ylläpitoa erityisesti silloin, kun kokoustiloja, käyttäjiä tai toimipisteitä on paljon.
Tilakanta, käyttötavat ja organisaation tekninen ympäristö muuttuvat ajan myötä. Siksi varausjärjestelmän pitää olla ylläpidettävissä ja kehitettävissä myös käyttöönoton jälkeen.
Suunnitelmallinen elinkaaren hallinta helpottaa uusien tilojen lisäämistä, järjestelmän päivittämistä ja ympäristön kehittämistä tarpeiden muuttuessa.
Näin toteutamme kokoustilojen varaus- ja tilanhallintaratkaisun
Varausjärjestelmähanke etenee tilojen ja käyttötarpeiden kartoituksesta järjestelmän, integraatioiden ja tilapaneelien määrittelyyn, asennukseen ja käyttöönottoon.
Huolehdimme siitä, että varausjärjestelmä, kalenteriympäristö, tilapaneelit ja hallinta muodostavat yhden toimivan kokonaisuuden.
1
Tilojen ja varaustarpeiden kartoitus
Kartoitamme varattavat kokous- ja työtilat, nykyiset varauskäytännöt sekä käyttäjien ja ylläpidon tarpeet.
Selvitämme samalla nykyisen kalenteri- ja teknisen ympäristön sekä sen, missä kohtaa varaamiseen tai tilojen hallintaan liittyy ongelmia tai kehitystarpeita.
2
Kokoustilan varausjärjestelmän ja integraatioiden määrittely
Määrittelemme organisaatiosi tarpeisiin sopivan varausratkaisun sekä sen tarvitsemat integraatiot.
Huomioimme kokonaisuudessa esimerkiksi Microsoft 365 -ympäristön, tilaresurssit, käyttäjäroolit, käyttöoikeudet sekä sen, miten varaustieto välitetään järjestelmän eri osiin.
3
Tilapaneelien ja käyttöliittymien suunnittelu
Suunnittelemme tilapaneelien määrän, sijoittelun ja toimintaperiaatteet osaksi varausjärjestelmää.
Tavoitteena on, että käyttäjä hahmottaa tilan varaustilanteen nopeasti ja järjestelmän eri käyttöliittymät noudattavat mahdollisimman johdonmukaista toimintamallia.
4
Varausjärjestelmän asennus ja integraatiot
Asennamme tilapaneelit ja muut tarvittavat laitteet sekä toteutamme sovitut järjestelmä- ja kalenteri-integraatiot.
Huolehdimme siitä, että järjestelmän eri osat toimivat yhdessä organisaatiosi nykyisen teknisen ympäristön kanssa.
5
Varausjärjestelmän testaus ja käyttöönotto
Testaamme varaukset, tilapaneelit, varaustiedon välittymisen ja sovitut integraatiot ennen järjestelmän luovutusta.
Varmistamme, että kokonaisuus toimii suunnitellusti sekä käyttäjän että järjestelmän hallinnan näkökulmasta.
6
Varausjärjestelmän hallinta, ylläpito ja kehittäminen
Autamme ympäristön hallinnassa ja ylläpidossa myös käyttöönoton jälkeen.
Voimme tukea esimerkiksi uusien tilojen lisäämisessä, järjestelmän muutoksissa ja varausympäristön kehittämisessä, kun organisaatiosi tilat tai käyttötavat muuttuvat.
Kokoustilojen varausjärjestelmiin liittyvät AV-ratkaisut
Kokous- ja neuvottelutilat
Kokoustilojen AV-tekniikka ääneen, kuvaan, videoneuvotteluun, sisällön jakamiseen sekä tilan ohjaukseen ja hallintaan.
Microsoft Teams Rooms
Teams Rooms -ympäristöt yhdestä kokoustilasta laajoihin, yhtenäisiin kokonaisuuksiin.
Infonäytöt ja digital signage
Digitaaliset näyttöratkaisut viestintään, opastukseen ja keskitetysti hallittavan tiedon esittämiseen toimitiloissa.Toteuttamiamme AV-ratkaisuja
Tutustu referensseihimme ja katso, miten olemme suunnitelleet ja toteuttaneet AV-ratkaisuja asiakkaidemme erilaisiin käyttötarpeisiin ja toimintaympäristöihin.
Karakallion kappeli
Karakallion kappelin yli kymmenen vuotta vanha AV-tekniikka uudistettiin tammikuussa 2026 vastaamaan seurakuntasalin monipuolisia käyttötarpeita. AVconcept toteutti tilaan uuden ääni- ja kuvantoistojärjestelmän, joka palvelee niin […]
Gate8 Business Park
Vantaan Aviapoliksessa sijaitsevassa Gate8 Business Parkissa on yhteensä 13 monipuolista neuvottelutilaa, ja aulojen sekä hissien kautta kulkee päivittäin useita eri kiinteistöjen käyttäjiä. Aiemmin tiloissa […]
Technopolis
Kun yrityksille tarjotaan toimitiloja useilla kampuksilla, kokoustekniikan on toimittava luotettavasti eri ympäristöissä. Technopolis on kehittänyt AVconceptin kanssa AV-ratkaisujaan noin kahdeksan vuoden ajan Suomessa ja […]
Gustavelund Hotel & Restaurant
Gustavelundin ja AVconceptin yhteistyö alkoi yli kymmenen vuotta sitten. Sen jälkeen AV-ympäristöä on kehitetty vaiheittain uusien tilojen, muuttuvien asiakastarpeiden ja kehittyvän teknologian mukana. Pitkän […]
Usein kysyttyä kokoustilojen varausjärjestelmistä ja tilapaneeleista
Kokoustilan varausjärjestelmä auttaa käyttäjiä löytämään ja varaamaan organisaation kokous- ja työtiloja. Kokonaisuuteen voivat kuulua huonevaraukset, kalenteri-integraatiot, tilapaneelit, käyttöoikeudet, reaaliaikainen varaustieto ja keskitetty hallinta.
Varausjärjestelmä voidaan integroida organisaation Microsoft 365 -ympäristöön niin, että kokoustilat toimivat osana nykyistä kalenteri- ja varausympäristöä. Integraatio määritellään organisaatiosi tilojen, käyttäjien ja varauskäytäntöjen mukaan.
Tilapaneeli on kokous- tai työtilan ulkopuolelle sijoitettava näyttö, joka tuo tilan varaustilanteen näkyväksi käyttäjälle. Samaa laitetta kutsutaan myös esimerkiksi varauspaneeliksi, room paneliksi tai ovenpielinäytöksi.
Kyllä. Useiden tilojen varaukset, tilapaneelit ja hallinta voidaan toteuttaa yhtenäisen toimintamallin mukaisesti. Tämä helpottaa sekä käyttäjien työskentelyä että järjestelmän ylläpitoa.
Varausjärjestelmän käyttödata auttaa muodostamaan kokonaiskuvan siitä, miten eri tiloja käytetään. Tietoa voidaan hyödyntää tilankäytön kehittämisessä ja tulevien tilatarpeiden arvioinnissa.
Kyllä. Kartoitamme nykyisen järjestelmän, tilapaneelit, integraatiot ja toimintaympäristön sekä määrittelemme, mitä voidaan hyödyntää ja mitä kannattaa uudistaa osana uutta ratkaisua.